Oleh : Rizky Dana Wahyu Putra
(@T09-Dana)
Dalam menjalankan bisnis, pasti sepakat ada
pihak-pihak yang akan bertanggung jawab dalam memenuhi bahan baku perusahaan.
Jika produk bisnis adalah suatu barang, maka bahan baku dan alat akan sangat
menentukan proses produksi. Pihak atau orang yang memikul tugas dan tanggung
jawab inilah yang dimaksud dengan buyer. Buyer adalah orang yang bertanggung
jawab melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Pendahuluan
Dalam pengertian secara bahasa, buyer adalah
bahasa Inggris yang berarti pembeli. Ketika buyer masuk dalam dunia bisnis,
pengertian pembeli ini berbeda dengan konsumen atau pelanggan. Jika Anda
bertemu dengan istilah buyer persona, maka keduanya memiliki pengertian yang
berbeda. Buyer persona adalah karakteristik konsumen yang diciptakan
berdasarkan hasil riset pelanggan. Dalam kata lain, buyer persona merupakan
konsumen terbaik dan paling sesuai dengan yang bisnis tuju di pasar.
Sedangkan buyer adalah orang atau tim dalam suatu perusahaan
yang membeli kebutuhan operasional perusahaan dari pemasok. Kebutuhan yang
dimaksud pun tidak hanya seputar bahan baku dan alat produksi. Namun juga
membeli jasa atau layanan yang memang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, ketika
perusahaan membutuhkan teknisi untuk menjalankan alat produksi. Maka, buyer
adalah pihak yang ‘membeli’ jasa teknisi untuk perusahaan.
Dalam prakteknya pun, bisnis tidak harus selalu membeli semua
kebutuhan operasional. Perusahaan dapat menyewa alat jika memang sumber daya
modal belum mencukupi. Jadi, pembelian yang dilakukan buyer memang tidak hanya
sekedar menemukan pemasok lalu membeli bahan baku dari mereka.
Pembahasan
A.
Syarat dan Kualifikasi Buyer Buyer
Buyer adalah posisi yang berperan sangat penting dalam kinerja
perusahaan secara keseluruhan. Lantaran itulah, posisi buyer tidak bisa
dilakukan oleh sembarang orang. Diperlukan sumber daya manusia yang bukan
hanya menguasai teknik komunikasi dan negosiasi, beberapa syarat utama buyer
adalah harus memiliki ketelitian tingkat tinggi, jujur, dan rasa tanggung
jawab. Hal-hal tersebut haruslah dipenuhi demi mendapatkan posisi seorang buyer
yang berkualitas dan bisa membantu mendatangkan keuntungan bagi
perusahaan.
Beberapa syarat dan kualifikasi untuk menjadi seorang buyer adalah:
·
Keterampilan keuangan yang sangat
baik untuk mengelola anggaran besar.
·
Kemampuan untuk berkolaborasi dengan
tim-tim lain.
·
Keterampilan organisasi dan manajemen
proyek yang apik.
·
Kemampuan komunikasi yang baik
·
Kemampuan untuk menjalin dan
memiliki networking yang kuat.
·
Keterampilan interpersonal dan
negosiasi yang mumpuni.
·
Kemampuan untuk menjaga hubungan baik
dengan vendor dan supplier
· Kemampuan koordinasi untuk mengatur
pihak-pihak lain yang ikut serta dalam purchasing, seperti jasa fotografer,
freelancer, event organizer, dan lain-lain.
· Kemampuan untuk bekerja teliti
terutama dalam pencatatan dan dokumentasi terorganisir
· Kemampuan menguasai teknologi dan
menjalankan program komputer berbasis internet
·
Pemahaman terhadap perpajakan
Ternyata menjadi seorang buyer tidaklah sesederhana artinya ya. Arti buyer adalah pembeli, namun dalam pelaksanaannya tidaklah berhenti di situ saja. Ada banyak hal yang harus dipenuhi dan dilakukan oleh seorang buyer. Jika anda adalah seorang pemula dalam dunia bisnis atau baru saja merintis bisnis dagang, sangatlah wajar kalau kamu secara otomatis merangkap jadi buyer dalam aktivitas pembelian stok barang. Tidaklah heran apabila akhirnya kamu barangkali merasa sedikit tertekan hingga pekerjaanmu keteteran. Ini dikarenakan, secara otomatis kamu harus melakukan banyak hal, mulai dari manajemen keuangan,.
B.
Jenis-Jenis Buyer
Ada dua jenis buyer di
dalam istilah bisnis, yaitu buyer persona dan buyer pembelian.
1. Buyer Persona
Saat mulai menjalankan bisnis, tepatnya
sebelum mulai memasarkan produk, kamu selaku pemilik bisnis perlu mengetahui
pelanggan tetap dan pelanggan potensial untuk pembuatan prospek. Dalam
berbagai kesempatan, target pasar ideal untuk bisnismu dapat diklasifikasikan
menjadi beberapa tipe utama pembeli yang juga sering disebut sebagai buyer persona. Buyer persona merupakan
representasi semi-fiksi yang umum dari target pelanggan ideal kamu. Buyer persona dapat membantu memahami
target pasar dengan lebih baik dan memudahkan untuk menyesuaikan produk yang
kamu jual.
Dengan demikian, konten pemasaran produk dapat dibuat sesuai
dengan kebutuhan, perilaku, dan juga masalah spesifik dari berbagai macam jenis
pembeli secara tepat sasaran. Buyer persona adalah deskripsi yang
lebih rinci mengenai profil pembeli kamu. Informasi yang disebutkan juga
mencakup apa yang mereka pedulikan dan bagaimana preferensi mereka dalam
menerima informasi mengenai konten produk yang kamu buat. Tentunya hal tersebut
akan memberikan keuntungan dalam menentukan inovasi produk, konsep, serta customer
experience yang tepat bagi bisnis yang kamu jalankan.
Selain untuk menentukan hal-hal diatas, fungsi buyer persona lainnya adalah:
·
Membantu melakukan
pengembangan produk
·
Menentukan strategi pemasaran
yang tepat
·
Membangun hubungan dengan
pelanggan potensial
·
Meningkatkan pelayanan
pelanggan
2. Buyer Pembelian
Selain buyer
persona, jenis lainnya dari buyer adalah yang
dikenal dengan sebutan buyer pembelian
bagi bisnis. Buyer ini
merupakan personil yang memiliki tugas untuk melakukan pembelian bagi segala
kebutuhan perusahaan. Setiap pembelian yang dilakukan oleh perusahaan harus
dilakukan dengan penuh pertimbangan, maka dari itu penting bagi seorang buyer dalam perusahaan untuk memiliki
kualifikasi khusus. Selain kualifikasi yang baik, kebutuhan tersebut
mencakup bahan baku dan juga alat-alat produksi atau barang dan jasa yang
mendukung keberlangsungan operasional seluruh divisi dalam menjalankan sebuah
bisnis.
Ketika ada kata ‘membeli’, artinya perusahaan harus mengeluarkan
uang. Artinya juga, ada pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi
& validasi, yang menjadi tugas-tugas turunan yang harus dikerjakan oleh
bagian buyer. Berbeda dengan
pembelian biasa oleh konsumen, staff buyer bekerja
untuk membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada
sebuah perusahaan. Posisi buyer perusahaan
biasanya berkaitan dengan aktivitas purchasing yang
dilakukan seperti meneliti kebutuhan dan menampung usulan pengadaan kebutuhan,
merancang metode pembelian, memastikan kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi,
merencanakan sistem pembayaran, berkomunikasi dengan vendor, serta
mendokumentasikan rincian transaksi.
C.
Tugas dan Fungsi Buyer dalam Transaksi Bisnis
1. Merencanakan Pembelanjaan
Sebelum berbelanja, buyer harus membuat rencana belanja terlebih dahulu.
Hal ini berbeda dengan anggaran belanja karena buyer harus memiliki daftar yang
lebih rinci. Mulai dari barang apa yang harus dibeli, berapa jumlahnya, dan
kualitas apa yang dibutuhkan. Buyer harus menuangkannya dalam bentuk laporan.
Kemudian laporan ini perlu didiskusikan kepada pimpinan perusahaan dan tim
keuangan hingga disetujui.
Perencanaan ini juga termasuk merancang metode yang akan digunakan
ketika melakukan pembelian. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh buyer
adalah proses dan biaya pengiriman, lokasi penerimaan barang, dan sebagainya.
2. Menganalisis dan Memilih Pemasok
Setelah ‘daftar belanja’ selesai, saatnya buyer menentukan pemasok yang
akan dituju. Sebelumnya, buyer perlu melakukan analisis terhadap beberapa
pemasok yang berpotensi. Kemudian buyer akan menentukan pemasok yang paling
sesuai. Baik dari segi harga maupun cara pengirimannya. Jika perlu, buyer juga
bisa menilai pemasok dari pelayanan yang mereka berikan.
3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi dengan Pemasok
(Bidding)
Setelah itu, buyer harus menghubungi pemasok secara langsung untuk
melakukan penawaran. Berkaitan dengan harga, buyer perlu melakukan negosiasi
kepada pemasok terkait biaya kirim, potongan harga, waktu pengiriman, bonus,
dan sebagainya. Selain menguntungkan perusahaan, hal ini juga dapat meningkatkan
kerja sama jangka panjang dengan pemasok. Sehingga proses pembelian berulang
untuk periode berikutnya dapat dilakukan lebih cepat.
4. Melakukan Pembelian hingga Selesai
Jika harga dan metode pengiriman telah disepakati, buyer harus membuat
formulir pemesanan untuk diserahkan kepada pemasok. Hal ini dilakukan untuk
mencegah terjadinya kesalahpahaman antara pemasok dan anak buahnya dalam proses
pembelian nantinya. Selain itu, formulir ini juga akan digunakan sebagai
laporan pertanggung jawaban kepada tim keuangan perusahaan. Lalu buyer
memastikan barang yang dibeli sampai ke pabrik atau perusahaan dengan kondisi
yang baik. Tidak hanya kondisi barang, jumlah dan kualitas yang diminta juga
harus sesuai dengan apa yang sudah disepakati sebelumnya.
5. Membuat Pencatatan Pembelian
Ketika barang sudah sampai, buyer perlu membuat pencatatan pembelian
untuk urusan tagihan. Buyer harus melakukan tugas ini dengan koordinasi tim
keuangan agar semua catatan pembelian sesuai. Untuk itu, dokumentasi semua
tahapan harus dikelola dengan baik.
D. Skill yang harus dimiliki oleh Buyer
1. Kemampuan Menawar dan Menjalin Hubungan
Tentu saja
proses membeli suatu barang perlu adanya tahap tawar menawar. Sehingga
kemampuan untuk menawar harus dimiliki buyer. Menawar tidak harus selalu
menghasilkan potongan harga. Bisa juga dalam bentuk kerja sama jangka panjang
hingga hubungan baik dengan pemasok.
2. Pengelolaan Uang
Karena
pembelian untuk perusahaan biasanya dalam skala besar, pengelolaan keuangan
harus dimiliki seorang buyer. Uang dari perusahaan harus sampai kepada pemasok
dengan jumlah yang sama. Jangan sampai uang yang akan dibayarkan kurang hanya
karena buyer menghilangkan sebagian uang tersebut.
3. Pencatatan dan Dokumentasi
Pengelolaan
uang juga harus diimbangi dengan kemampuan melakukan pencatatan yang rapi dan
terstruktur. Meski tidak sama rincinya dengan catatan keuangan tim keuangan,
buyer perlu mencatatnya dengan informasi pokok yang jelas. Begitu juga dengan
dokumentasi, baik berupa foto, video, maupun laporan tertulis.
4. Ketelitian dan Kejujuran Tinggi
Semua
tanggung jawab dan fungsi di atas harus dijalani dengan ketelitian dan
kejujuran tinggi dari buyer. Apalagi semua hal yang dilalui akan berkaitan
dengan uang dan jalannya operasional perusahaan. Buyer yang baik tidak akan
melakukan korupsi dan merugikan perusahaan. Melihat
bagaimana beratnya tugas buyer diatas, tentu perusahaan Anda akan lebih
hati-hati menentukan siapa orang yang mampu menjalankannya. Hal ini tentu saja
agar operasional bisnis berjalan dengan baik dan stabil setiap saat. Berkaitan
dengan operasional bisnis, pastikan pengelolaan pelanggan Anda juga dalam
keadaan prima. Pengelolaan pelanggan yang berkualitas akan menjaga operasional
bisnis tetap berjalan, begitu juga sebaliknya.
Referensi
·
https://www.qiscus.com/id/blog/buyer-adalah/
·
https://blog.shipper.id/tips/ketahui-proses-buyer-di-indonesia/
·
https://majoo.id/solusi/detail/buyer-adalah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar