Menyusun Problem Statement yang Fokus dan Spesifik dalam Tahap Define

 

Abstrak

Problem statement merupakan komponen krusial dalam setiap penelitian atau proyek pengembangan, yang berfungsi sebagai pedoman untuk memastikan bahwa solusi yang dihasilkan relevan dengan masalah yang dihadapi. Dalam tahap define, penyusunan problem statement yang fokus dan spesifik sangat penting untuk memperjelas arah serta tujuan penelitian. Artikel ini bertujuan untuk menjelaskan langkah-langkah dalam menyusun problem statement yang baik, dengan menekankan pentingnya fokus dan spesifikasi agar hasil penelitian dapat terukur dan sesuai harapan.

Kata Kunci: Problem Statement, Fokus, Spesifik, Tahap Define, Penelitian, Kejelasan, Efisiensi

Pendahuluan  

Dalam proses pengembangan proyek atau penelitian, problem statement adalah elemen mendasar yang harus dipersiapkan dengan matang pada tahap define. Problem statement berfungsi sebagai landasan untuk seluruh kegiatan penelitian atau pengembangan yang akan dilakukan, serta memberikan arahan yang jelas mengenai masalah yang perlu dipecahkan. Namun, tanpa penyusunan problem statement yang fokus dan spesifik, penelitian berisiko menjadi tidak terarah dan solusinya tidak relevan. Oleh karena itu, kemampuan untuk menyusun problem statement yang baik menjadi keterampilan yang sangat dibutuhkan dalam berbagai disiplin ilmu, mulai dari penelitian akademis hingga pengembangan bisnis dan teknologi.

Tahap define merupakan tahap awal yang sangat penting dalam metodologi design thinking atau proses pemecahan masalah lainnya. Di sini, permasalahan harus dipahami dengan baik agar solusi yang dihasilkan benar-benar menyasar akar permasalahan. Problem statement yang kabur atau terlalu luas akan menyulitkan tim dalam menentukan prioritas, membuang banyak waktu, dan mengurangi efisiensi. Maka, penyusunan problem statement yang fokus dan spesifik harus menjadi prioritas utama dalam tahap define.

Permasalahan  

Beberapa masalah umum yang sering dihadapi dalam penyusunan problem statement antara lain:

1. Kurangnya Fokus  

   Problem statement yang tidak fokus sering kali mencakup terlalu banyak aspek atau mencoba memecahkan terlalu banyak masalah sekaligus. Hal ini membuat proses penelitian atau proyek menjadi tidak efisien karena arah dan tujuannya tidak jelas.

2. Tidak Spesifik

   Problem statement yang tidak spesifik sulit diukur keberhasilannya. Ketika problem statement terlalu umum, hasil penelitian mungkin tidak relevan atau tidak mampu memberikan solusi yang jelas terhadap masalah inti.

3. Konteks yang Tidak Jelas

   Tanpa memberikan konteks dan ruang lingkup yang jelas, problem statement menjadi sulit dipahami oleh pemangku kepentingan, sehingga solusi yang dihasilkan juga bisa melenceng dari harapan.

4. Tujuan yang Tidak Terdefinisi dengan Baik

   Problem statement sering kali gagal mencantumkan tujuan yang jelas. Ketika tidak ada tujuan yang terdefinisi, maka keberhasilan dari solusi yang diusulkan sulit diukur.

Pembahasan  

Untuk menyusun problem statement yang fokus dan spesifik, terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan:

1. Identifikasi Masalah Utama

   Langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah utama yang ingin diselesaikan. Masalah ini harus relevan dengan tujuan penelitian atau proyek yang sedang dijalankan. Salah satu metode yang bisa digunakan adalah metode 5 Whys, di mana pertanyaan "mengapa" diajukan berulang kali hingga ditemukan akar masalah.

   Contoh:  

   Jika perusahaan mengalami penurunan penjualan, penyusun problem statement dapat menggunakan 5 Whys untuk menemukan bahwa akar masalahnya adalah kurangnya engagement dengan pelanggan.

 2. Fokus pada Masalah yang Dapat Diselesaikan

   Setelah masalah utama diidentifikasi, penting untuk membatasi ruang lingkup masalah agar tetap fokus pada aspek yang dapat diselesaikan oleh tim. Problem statement yang baik harus bisa dipetakan ke dalam solusi-solusi yang feasible dan actionable. 

   Contoh:  

   Jika masalah utama adalah kurangnya engagement dengan pelanggan, problem statement harus fokus pada hal-hal yang dapat diubah oleh tim, misalnya peningkatan strategi komunikasi atau penggunaan teknologi baru untuk menjangkau pelanggan.

3. Buat Problem Statement yang Spesifik

   Problem statement harus menjelaskan masalah secara rinci dan terukur. Hindari pernyataan yang ambigu atau general. Hal ini penting agar solusi yang ditawarkan dapat dievaluasi keberhasilannya.

   Contoh:  

   "Bagaimana meningkatkan engagement pelanggan melalui platform digital selama kuartal berikutnya?" adalah problem statement yang spesifik, dibandingkan dengan "Bagaimana meningkatkan engagement pelanggan?"

 4. Sertakan Konteks dan Ruang Lingkup

   Sebuah problem statement harus memberikan konteks yang jelas. Pemahaman mengenai latar belakang permasalahan dan siapa yang terlibat sangat penting agar tim bisa memiliki gambaran yang sama tentang masalah yang dihadapi. Selain itu, ruang lingkup masalah juga harus dibatasi agar tidak meluas ke area yang tidak relevan.

   Contoh:  

   Jika masalah berkaitan dengan penurunan engagement pelanggan, problem statement harus menjelaskan apakah fokusnya pada pelanggan lama, pelanggan baru, atau semua pelanggan, serta platform mana yang menjadi fokus (misalnya, media sosial, email, atau website).

5. Definisikan Tujuan yang Ingin Dicapai

   Tujuan dari penyusunan problem statement adalah untuk memberikan solusi yang terukur dan relevan. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan tujuan yang jelas yang akan menjadi panduan selama proses penelitian atau proyek berlangsung.

   Contoh:  

   Tujuan dari problem statement bisa berupa peningkatan interaksi pelanggan sebesar 20% melalui strategi media sosial dalam waktu 6 bulan.

 Kesimpulan  

Penyusunan problem statement yang fokus dan spesifik adalah langkah krusial dalam tahap define dari setiap proses penelitian atau proyek. Problem statement yang jelas, terukur, dan spesifik membantu mempercepat proses pemecahan masalah, mengarahkan solusi yang relevan, serta menghindari pemborosan sumber daya. Melalui identifikasi masalah yang tepat, pembatasan ruang lingkup, dan penetapan tujuan yang terdefinisi dengan baik, problem statement dapat menjadi landasan yang kuat untuk penelitian yang berhasil.

 Saran  

Untuk memastikan problem statement yang baik, tim perlu melakukan kolaborasi yang intensif dalam tahap define. Setiap anggota tim harus memahami konteks masalah dan memberikan masukan yang relevan agar problem statement dapat mencakup semua aspek penting tanpa melenceng dari fokus. Selain itu, penggunaan alat bantu seperti mind mapping dan brainstorming sangat direkomendasikan untuk memetakan masalah dan solusinya dengan lebih jelas.

Daftar Pustaka

1. Brown, Tim. (2009). *Change by Design: How Design Thinking Creates New Alternatives for Business and Society*. HarperCollins.

2. Osterwalder, A., & Pigneur, Y. (2010). *Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers*. Wiley.

3. Plattner, H., Meinel, C., & Leifer, L. (2011). *Design Thinking: Understand – Improve – Apply*. Springer.