Kesalahan Umum dalam Tahap Define dan Cara Menghindarinya

 Dibuat oleh:

Yosua Ebenezer Pardede (41522010193)

 Fakultas Ilmu Komputer. Program Studi Teknik Informatika. Universitas Mercu Buana

yosuaebenezerr@gmail.com 

Abstrak
Tahap Define dalam Design Thinking adalah langkah kritis di mana hasil observasi dan wawancara dari tahap empati diolah menjadi definisi masalah yang spesifik dan mendalam. Kesalahan dalam merumuskan masalah dapat mempengaruhi seluruh proses inovasi, karena solusi yang dikembangkan mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna sebenarnya. Artikel ini mengidentifikasi beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam tahap Define serta memberikan panduan praktis untuk menghindarinya. Dengan langkah-langkah yang tepat, tim desain dapat memaksimalkan hasil dari tahap Define untuk menghasilkan inovasi yang lebih relevan dan efektif.

Kata Kunci : Tahap Define, empati, kesalahan definisi, solusi, pengguna

Pendahuluan
Design Thinking adalah metode yang menempatkan pengguna sebagai pusat dari pengembangan solusi inovatif. Salah satu tahapan penting dalam proses ini adalah tahap Define, di mana hasil dari fase empati diolah menjadi definisi masalah yang konkret. Tujuan dari tahap ini adalah merumuskan masalah yang jelas, berpusat pada pengguna, dan membuka peluang bagi solusi inovatif. Namun, meskipun kelihatannya sederhana, tahap Define sering kali menjadi titik di mana banyak tim desain membuat kesalahan yang berdampak pada kualitas solusi yang akan dihasilkan.

Tahap Define yang buruk dapat menyebabkan tim desain mengembangkan solusi yang salah atau tidak tepat sasaran. Masalah yang didefinisikan dengan tidak jelas, asumsi yang tidak berdasar, dan fokus yang terlalu teknis adalah beberapa penyebab utama yang membuat solusi gagal memecahkan masalah inti pengguna. Artikel ini membahas kesalahan umum yang sering terjadi pada tahap Define serta cara menghindarinya untuk memastikan proses inovasi berjalan lebih efektif.

Permasalahan
Ketika tim desain gagal mendefinisikan masalah secara tepat pada tahap Define, hal itu bisa berakibat fatal bagi keseluruhan proyek desain. Beberapa masalah umum yang sering dihadapi tim desain meliputi:

1. Definisi masalah yang terlalu luas atau terlalu sempit.
2. Pendefinisian masalah yang didasarkan pada asumsi tim, bukan data nyata dari pengguna.
3. Kurangnya fokus pada pengalaman pengguna dalam mendefinisikan masalah.
4. Kesulitan membedakan antara gejala dan akar masalah.
5. Mendefinisikan masalah yang tidak dapat dipecahkan dalam lingkup proyek.

Kesalahan-kesalahan tersebut menyebabkan tim desain membuang waktu dan sumber daya pada solusi yang tidak efektif atau tidak relevan. Oleh karena itu, pemahaman yang mendalam tentang cara mendefinisikan masalah dengan benar sangat diperlukan untuk menghindari kegagalan dalam tahap ini.

Pembahasan
Berikut adalah kesalahan umum dalam tahap Define serta cara praktis untuk menghindarinya:

1. Masalah yang Terlalu Umum atau Terlalu Spesifik

Kesalahan: Definisi masalah yang terlalu luas atau terlalu sempit adalah salah satu kesalahan paling umum. Ketika masalah terlalu luas, tim desain akan kesulitan untuk fokus, dan upaya mereka mungkin tersebar ke berbagai arah tanpa hasil yang jelas. Di sisi lain, masalah yang terlalu sempit bisa membatasi ruang bagi ide-ide kreatif dan inovasi yang lebih besar.

Contoh Kesalahan:

• Terlalu luas: "Pengguna tidak suka aplikasi kami."
• Terlalu sempit: "Pengguna tidak bisa menemukan tombol pencarian di sudut kanan atas layar."

Cara Menghindari: Temukan keseimbangan dalam mendefinisikan masalah dengan cakupan yang spesifik namun tetap terbuka bagi berbagai pendekatan solusi. Definisikan masalah dengan memperhatikan perilaku pengguna dan data empati yang dikumpulkan. Contohnya, “Pengguna kesulitan menemukan fitur pencarian karena tata letak aplikasi yang tidak intuitif.” Masalah ini cukup spesifik untuk memberikan arah, namun tidak terlalu sempit sehingga membatasi ide.

2. Menggunakan Asumsi, Bukan Data

Kesalahan: Banyak tim desain membuat definisi masalah berdasarkan asumsi, seperti asumsi bahwa mereka tahu apa yang dibutuhkan pengguna atau apa yang menyebabkan masalah. Asumsi yang salah dapat menyebabkan solusi yang dihasilkan tidak efektif karena tidak berakar pada kebutuhan atau pengalaman nyata pengguna.

Cara Menghindari: Selalu gunakan data nyata dari pengguna sebagai dasar untuk mendefinisikan masalah. Pengumpulan data dari wawancara, observasi, atau survei pada tahap empati sangat penting. Setiap masalah yang didefinisikan harus didukung oleh bukti dari interaksi langsung dengan pengguna. Misalnya, jika definisi masalah adalah “Pengguna merasa frustasi saat mengisi formulir pendaftaran karena terlalu banyak langkah,” maka harus ada data dari wawancara atau pengujian pengguna yang mendukung pernyataan ini.

3. Kurangnya Fokus pada Pengguna

Kesalahan: Definisi masalah yang terlalu berfokus pada teknologi, produk, atau proses internal, dan bukan pada pengalaman atau kebutuhan pengguna. Ini menyebabkan solusi yang dikembangkan cenderung memenuhi kebutuhan perusahaan, tetapi bukan kebutuhan pengguna.

Contoh Kesalahan: “Sistem kami lambat karena masalah teknis,” alih-alih memikirkan bagaimana kecepatan sistem mempengaruhi pengguna.

Cara Menghindari: Definisikan masalah dari sudut pandang pengguna, bukan produk. Selalu tanyakan bagaimana masalah mempengaruhi pengguna atau bagaimana pengguna merasa terhadap situasi tersebut. Misalnya, “Pengguna merasa frustrasi karena proses pengisian formulir yang terlalu lambat dan memakan waktu.”

4. Mendefinisikan Gejala, Bukan Akar Masalah

Kesalahan: Sering kali tim desain hanya melihat gejala di permukaan dan mendefinisikan masalah berdasarkan hal tersebut. Ini dapat menyebabkan solusi hanya memperbaiki gejala, sementara akar masalah tetap tidak terselesaikan. Akibatnya, masalah yang lebih dalam tetap ada dan menyebabkan ketidakpuasan lebih lanjut di masa depan.

Cara Menghindari: Gunakan pendekatan root cause analysis atau metode 5 Whys untuk menggali lebih dalam dan menemukan akar masalah. Teknik ini melibatkan bertanya “Mengapa?” berulang kali untuk menelusuri masalah ke sumber dasarnya. Misalnya, jika masalahnya adalah “Pengguna berhenti menggunakan aplikasi setelah pendaftaran,” tanyakan mengapa ini terjadi hingga Anda menemukan alasan mendasarnya, seperti proses pendaftaran yang terlalu panjang atau pengalaman pengguna yang membingungkan.

5. Masalah yang Tidak Dapat Dipecahkan

Kesalahan: Beberapa tim desain mendefinisikan masalah yang terlalu besar atau terlalu rumit untuk dipecahkan dalam skala proyek yang sedang dikerjakan. Hal ini menyebabkan frustrasi karena tim tidak bisa menemukan solusi yang memadai atau merasa tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk memecahkan masalah tersebut.

Contoh Kesalahan: “Mengurangi kemacetan lalu lintas di seluruh kota.”

Cara Menghindari: Fokuslah pada masalah yang realistis dan dapat dipecahkan dalam lingkup proyek. Masalah yang didefinisikan harus berada dalam kendali tim desain dan harus dapat dipecahkan dengan sumber daya yang ada. Misalnya, daripada mencoba “mengurangi kemacetan lalu lintas,” tim desain bisa mendefinisikan masalah seperti “meningkatkan kenyamanan dan aksesibilitas transportasi publik bagi pengguna di jalur tertentu.”

Kesimpulan
Tahap Define adalah langkah yang sangat penting dalam proses Design Thinking karena dari sini tim desain akan menentukan arah solusi yang akan dikembangkan. Kesalahan umum seperti mendefinisikan masalah yang terlalu luas atau sempit, menggunakan asumsi tanpa data, kurangnya fokus pada pengguna, mendefinisikan gejala daripada akar masalah, serta memilih masalah yang terlalu besar dapat mengganggu seluruh proses inovasi. Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, tim desain dapat merumuskan masalah yang tepat dan fokus pada solusi yang relevan.

Saran
Untuk memaksimalkan keberhasilan dalam tahap Define, tim desain disarankan untuk melakukan hal-hal berikut:

1. Terus berkolaborasi dengan pengguna dalam setiap tahap proses desain untuk memastikan bahwa masalah yang didefinisikan benar-benar sesuai dengan kebutuhan mereka.
2. Gunakan data nyata dan wawasan empati, bukan asumsi, untuk mendefinisikan masalah.
3. Selalu tanyakan apakah masalah yang didefinisikan cukup spesifik namun tidak membatasi kreativitas, serta apakah fokus tetap pada pengalaman pengguna.
4. Terbuka terhadap umpan balik dan jangan ragu melakukan iterasi jika definisi masalah awal terbukti kurang tepat.

Dengan pendekatan yang tepat, tahap Define dapat menjadi fondasi yang kuat untuk solusi inovatif yang relevan dan efektif.

Referensi

1. Kasali, Rhenald (2018). Disruption: Tak Ada yang Tak Bisa Diubah Sebelum Dihadapi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
2. Prasetyo, Bayu (2020). Penerapan Design Thinking sebagai Pendekatan Inovasi pada UKM. Jurnal Manajemen Bisnis, Universitas Indonesia.
3. Putra, Andri Kurniawan (2021). Inovasi Berbasis Pengguna dalam Pengembangan Produk Digital di Indonesia.
4. Sutopo, Bayu dan Purnomo, Handoko (2019). Strategi Design Thinking dalam Inovasi Produk dan Jasa pada Start-up Teknologi di Indonesia.